Ainda não planeia a sua participação em eventos? Comece agora.

“Aquele que falha a planear está a planear falhar.”

Winston Churchill

Viu o anúncio de uma conferência internacional da maior importância na sua área de atividade. Efetuou a inscrição. Marcou hotel e avião. O que mais pode fazer para que esta sua presença numa conferência internacional com inúmeras sessões de trabalho, mesas redondas, stands para visitar, pessoas a quem quer apresentar a sua instituição, eventos paralelos e afins, seja um evento produtivo e profícuo?

Planeamento.

Seria um desperdício se fosse sem qualquer objetivo e sem qualquer planeamento. Há que preparar esta sua participação de forma estratégica: em que sessões vai participar, que stands vai visitar, quem quer conhecer, que material promocional vai levar. Estas conferências são um ótimo local para networking e não apenas para aprendizagem.

Infelizmente, muitos ainda consideram de ânimo leve estas participações e vão sem qualquer preparação e objetivos estabelecidos.

Fez um investimento avultado. Seja produtivo. Siga estas dicas:

  1. Faça um plano. Tire uns minutos para pensar porque vai participar na conferência, qual é o seu objetivo ao participar. Estabeleça então um plano que lhe permita alcançar os seus objetivos.
  2. Planeie um encontro de participantes antes da conferência (ou participe num que faça parte do programa social). Comece o seu planeamento com bastante tempo de antecedência e descubra quem vai participar e quando. Se chegar um dia antes, convide algumas das pessoas com as quais quer falar e convide-as para um encontro pré-conferência (um café, almoço, etc) ou combine encontrarem-se num dos inúmeros eventos sociais.
  3. Defina quem quer contactar durante a conferência. Veja atentamente a lista de participantes, selecione os nomes que lhe interessa contactar, pesquise-os (as redes sociais são ótimas fontes de informação) e obtenha tópicos para iniciar e manter uma conversa.
  4. Prepare uma oferta para algumas pessoas com as quais quer estabelecer contacto. Pense em algo que simbolize a sua cidade/país, coloque num saco e junte o seu cartão-de-visita, bem como uma nota pessoal referindo como foi um gosto conhecer ou reencontrar um contacto. Há que personalizar esta nota de acordo com o contexto.
  5. Apresente-se aos oradores. Identifique no programa as sessões que mais lhe interessam. Antes do início, dirija-se ao orador/oradores e apresente-se pessoalmente. Indique que informação espera obter daquela sessão e o motivo pelo qual escolheu ir ouvir aquela palestra.
  6. Ensaie o seu elevator pitch. Ensaie a forma como se quer apresentar aos outros participantes e o que quer que saibam de si.
  7. Siga as redes sociais do evento. Enquanto decorre o evento siga as redes sociais do mesmo (Facebook, Twitter) e contribua com comentários e fotos das sessões e das pessoas que vai conhecendo.
  8. Como vai organizar os contactos. Defina como vai fazer durante a conferência para recolher e organizar os contactos. Entrega e recebe cartão-de-visita? E, se o seu contacto já não tiver cartões-de-visita disponíveis? Vai guardar no telemóvel ou tablet o contacto? Pelo sim, pelo não leve consigo um pequeno bloco e caneta para tirar notas e anotar contactos.
  9. Follow-up. Não espere mais do que uma semana após a sua participação na conferência para fazer o devido follow-up com os seus novos contactos. Envie um email com os seus contactos ou mais informação, peça ligação no Linkedin ou siga o novo contacto no Twitter. A algum contacto muito interessante peça permissão para o contactar posteriormente ou agendar uma reunião/telefonema para continuar a conversa iniciada na conferência.

A participação numa conferência é um investimento em termos monetários e pessoais. É para aprendizagem e know-how, mas também para desenvolvimento de negócio. E, para o desenvolvimento de negócio, é fundamental o desenvolvimento de relações. Fazer networking não é apenas conhecer muitas pessoas, mas é fundamentalmente criar uma relação de mútuo benefício.

Por isso, investir algum tempo na preparação da sua participação numa conferência é a forma de conseguir o melhor retorno do seu investimento.

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